Оцифровка документов: применение в бизнесе

И снова конец месяца. Сроки. Заработная плата, счета. Папки, документы и выписки везде. Бумаг столько, что даже глаза не способны их полностью охватить. И среди них где-то затерялся ваш бухгалтер. Устали и беспокоитесь, чтобы что-то не пропустить и прописать все без ошибок? Оцифровка – ваше идеальное решение!

Ручная обработка документов замедляет процессы, портит нервы и неоправданно дорогостоящая

Растущее количество документов обременяет и значительно замедляет работу успешного бизнеса. Это также связано с частым возникновением слабых мест в процессах.

Оцифровка документов

Способ обработки большого объема данных – это оцифровка, интеллектуальные технологии – оптическое распознавание текста с последующей обработкой. Это первый шаг к автоматизации предприятия.

Программное обеспечение с цифровыми файлами работает как человек – оно распознает документ, оценивает его, и, например, выполняет экспорт в соответствии с заданным правилом.

  • Счета,
  • формы,
  • платежные ведомости
  • или любой другой физический документ, который приходит на ум.

Программное обеспечение оцифровки работает автоматически и постоянно. При этом сокращается время задержки при работе с документами. Оцифровка защищает некоторые незащищенные виды деятельности и профессии от стресса, связанного с дедлайном, снижения производительности из-за усталости и ошибок.

Типичными представителями структурированных документов являются формы, полуструктурированные счета-фактуры и неструктурированные контракты, письма. Благодаря оцифровке, каждый такой документ можно автоматически обрабатывать и извлекать.

Как часто вы переписываете тексты из документов в систему или другой текст?

После преобразования печатных текстов в цифровой формат с помощью сканера, многофункционального устройства или мобильного телефона программа OCR (оптическое распознавание символов) позволяет вам работать с данными, как с обычным компьютерным текстом. Компьютерная программа преобразует изображение в распознанные символы и редактируемый текст – например, как вы делаете это в MS Word.

Преобразование в цифровой формат дает множество преимуществ. Это экономит физическое пространство в архивах и деньги на офисную бумагу и тонеры.

Оцифровка документов для бизнеса

Преимущество электронного файла – его доступность или простая отправка по электронной почте, безопасное архивирование и высокая скорость использования в автоматизированном процессе.

Если сканер в настоящее время недоступен, просто сделайте снимок на свой мобильный телефон. Это типичная ситуация для делового человека в командировке. Он может сразу отправить договор.

Приложение сохраняет, корректирует и обрабатывает фотографию самостоятельно, или, например, просто включает ее в заказы на выполнение или выставление счетов.

Интеллектуальное программное обеспечение для оцифровки – это конец утомительной и неэффективной работе

Интеллектуальная обработка документов (иногда также называемая извлечением) – это следующий шаг в оцифровке документа. Оба предлагают комплексные инструменты для оцифровки и извлечения данных из документов, подходящие для структурированных и полуструктурированных документов.

Business Process Management

То есть действия, которые включают в себя весь процесс от распознавания конкретной правильной информации, ее обработки до проверки правильности или экспорта в указанное место в системе. Информация может быть текстом, числом, штрих-кодом или изображением.

Примером этого является счет-фактура, в котором вам необходимо получить информацию из документа, например, о переменном символе, сумме, значении и ставках НДС, сроке оплаты, товарах и т. д.

Это беспроигрышное решение для компаний и органов власти, которые получают и выдают от десятков до тысяч бухгалтерских документов в день. Программное обеспечение для извлечения может полностью заменить ручную работу с документами.

Сканирует информацию из простой электронной таблицы, а также из сложного счета-фактуры. Например, оно сопоставляет накладную со счетом-фактурой или ведомостью отработанных часов по личным номерам с KPI по имени. Алгоритм использует передовые технологии в области анализа текста.

Полученная информация будет использована программными роботами и системами управления бизнес-процессами (BPM — Business Process Management).

Стоит ли брать автомобиль в кредит?

Преимущества и недостатки социальных сетей

Правда о работе с вводом данных на дому

Кредит на квартиру: как правильно взять ипотеку?

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.